Rendezvényes és promóciós kapacitásbővítés diákmunkával a MADS segítségével
Rendezvényes és promóciós diákmunka a MADS-el
Gyors válasz
– Rendezvényeknél a diákmunka akkor lehet különösen hasznos, amikor egy pontos időpontra, helyszínre és létszámra kell gyorsan csapatot szervezni.
– A diákok hostess és host, regisztrációs, vendégirányítási, promóciós, standkiszolgálási, valamint könnyebb előkészítési és pakolási feladatokba is bevonhatók.
– A konstrukció egynapos eseményre, többnapos rendezvényre és rendszeresen ismétlődő promócióra is használható.
– A létszám és a beosztás az esemény helyszínéhez, időpontjához és konkrét feladataihoz igazítható.
– Nagyobb csapat esetén nemcsak a toborzás jelent feladatot: a beosztás, a jelenlét és az adminisztráció összehangolása is fontos. A MADS céges online rendszerében ezek a folyamatok egy helyen követhetők.
– Ha 18 év alatti diák is részt vesz a munkában, a beosztásnál külön munkaidő-szabályokat kell figyelembe venni. Fiatal munkavállaló számára például éjszakai és rendkívüli munka nem osztható be.
Egy rendezvény munkaerőigénye egészen másképp működik, mint egy folyamatosan működő iroda vagy termelőegység létszámtervezése.
Egy konferenciára, szakmai kiállításra, promócióra vagy vállalati eseményre akár egyetlen napra is szükség lehet nagyobb csapatra. Ráadásul nem elég egyszerűen megtalálni a szükséges létszámot: mindenkinek a megfelelő időpontban, a megfelelő helyszínen és pontosan meghatározott feladattal kell megjelennie.
Egy tízfős rendezvényes csapat megszervezésénél ezért nem ugyanaz a kérdés, mint egy hosszabb távú pozíció betöltésénél.
Itt a gyorsaság mellett a szervezés pontossága válik igazán fontossá.
Milyen rendezvényeknél lehet jó megoldás a diákmunka?
A rendezvényes diákmunka egyik legnagyobb előnye, hogy nem feltétlenül igényel hosszú távú, állandó létszámbővítést.
A MADS rendezvényes szolgáltatása egynapos eseményekre, többnapos rendezvényekre és rendszeresen visszatérő promóciókra is kínál diákcsapatot.
Ez megfelelő lehet például akkor, ha egy vállalat konferencián vagy kiállításon jelenik meg, saját eseményt szervez, promóciós aktivitást indít, vagy több helyszínen, meghatározott időpontokban szeretne kampányt lebonyolítani.
Más lehet a szükséges kapacitás egy néhány órás üzleti eseménynél, és más egy többnapos kiállításnál.
A közös pont az, hogy a létszámigény jellemzően pontos időponthoz kötődik, ezért már a szervezés elején fontos tisztázni a helyszínt, az időtartamot, a feladatokat és a szükséges emberek számát.
Milyen rendezvényes feladatokra lehet diákokat bevonni?
A rendezvényes munka jóval többet jelent annál, mint hogy valaki a bejáratnál fogadja a vendégeket.
A MADS rendezvényes szolgáltatásában többféle feladatkör jelenik meg:
– hostess és host feladatok,
– vendégek fogadása és irányítása,
– regisztráció és beléptetés támogatása,
– rendezvényanyagok átadása,
– promóciós aktivitások,
– szórólapok és termékminták kiosztása,
– standok kiszolgálása,
– könnyebb előkészítési és pakolási feladatok. MADS
Ez azt is jelenti, hogy ugyanazon az eseményen belül több különböző feladatkörre lehet szükség.
Egy konferencián például más készséget igényelhet a regisztrációs pult kezelése, mint a vendégek útbaigazítása vagy egy kiállítói stand támogatása.
Éppen ezért a „rendezvényes kisegítő” önmagában sokszor túl tág meghatározás.
Minél részletesebb a feladatleírás, annál könnyebb olyan diákokat kiválasztani, akik valóban illenek az adott szerephez.
Mit csinál egy hostess vagy host egy rendezvényen?
A hostess és host feladatkör általában közvetlenül kapcsolódik a vendégélményhez.
A MADS szolgáltatási oldala szerint ebbe tartozhat a résztvevők fogadása, tájékoztatása és irányítása az esemény előre meghatározott forgatókönyve alapján.
Ez elsőre egyszerű feladatnak tűnhet, mégis fontos a megfelelő kiválasztás.
A résztvevő számára sokszor a bejáratnál álló munkatárs az első személy, akivel az eseményen találkozik. Ezért számít a kommunikáció, a tájékozottság, a pontos megjelenés és az, hogy a diák tisztában legyen a rendezvény helyszínével és menetével.
Nem feltétlenül ugyanaz a jelölt ideális egy háttérben végzett pakolási feladatra és egy olyan munkakörre, ahol egész nap vendégekkel kell kommunikálni.
Miért kritikus terület a regisztráció?
Egy nagyobb rendezvény elején rövid idő alatt akár sok résztvevő érkezhet egyszerre.
Ha ilyenkor kevés ember kezeli a beléptetést, gyorsan sor alakulhat ki.
A regisztrációban dolgozó diákok feladata lehet az érkezők adatainak ellenőrzése, a beléptetés támogatása, valamint a szükséges rendezvényanyagok vagy karszalagok, belépők átadása az adott esemény rendszerének megfelelően. MADS
A megfelelő létszám ezért nem pusztán kényelmi kérdés.
Egy jól szervezett beléptetés az esemény első perceitől meghatározhatja a résztvevők élményét.
A munkaerőigényt érdemes tehát nemcsak a teljes rendezvény időtartama alapján kiszámolni, hanem azt is megnézni, hogy mikor várható a legnagyobb érkezési hullám.
Hogyan segíthetnek diákok promóciós aktivitásokban?
A rendezvényes diákmunka másik gyakori területe a promóció.
A MADS szerint diákok szórólapok, termékminták és kampányüzenetek átadásában, illetve standok működésének támogatásában is részt vehetnek.
Itt már különösen fontos lehet, hogy a résztvevő pontosan értse, mit képvisel a márka, milyen üzenetet kell átadnia, és milyen kérdésekkel fordulhat hozzá a közönség.
Egy rövid, egyértelmű briefing ezért sokat számíthat.
Nem szükséges minden promóciós munkatársnak értékesítőnek lennie, de tudnia kell, hogyan szólítsa meg az érdeklődőket, hogyan mutassa be az aktivitást, és mikor irányítsa tovább a kérdést a vállalat saját munkatársához.
Miért fontos előre meghatározni a pontos idősávokat?
Rendezvényeknél a munkaerőigény gyakran óráról órára változik.
Lehet, hogy a nyitás előtt több emberre van szükség az előkészítéshez, majd a regisztráció idején kell a legnagyobb létszám, a nap közepén pedig már kevesebb munkatárs is elegendő.
A MADS rendezvényes megoldása ezért a helyszínhez és az idősávokhoz igazított beosztást emeli ki.
Egy pontos időterv nemcsak a munkaerő költségének tervezését segíti.
A diákok szempontjából is egyértelművé teszi, mikor kell megérkezniük, meddig tart a műszakuk, hol kell jelentkezniük és kihez fordulhatnak a helyszínen.
Minél pontosabbak ezek az információk előre, annál kisebb az esélye annak, hogy a rendezvény napján szervezési kérdések miatt veszít időt a csapat.
Mennyi idővel az esemény előtt érdemes elindítani a szervezést?
Erre nincs minden rendezvényre érvényes fix válasz.
A MADS is azt javasolja, hogy minél korábban ismert a rendezvény dátuma, helyszíne, idősávja és a szükséges létszám, annál pontosabban tervezhető a csapat. Rövid határidő esetén is elindítható az egyeztetés, de az elérhető munkaerő természetesen nem garantálható.
Egy háromfős kisegítés megszervezése más feladat, mint például harminc diák mozgósítása több különböző munkakörre.
A nagyobb létszám, a speciális elvárások, a több helyszín vagy a késő esti munkavégzés mind növelhetik a szervezés összetettségét.
Ezért ha a rendezvény dátuma már biztos, a munkaerőigényt sem érdemes az utolsó napokra hagyni.
Milyen gyorsan állhat munkába diák a MADS rendszerében?
A MADS rendezvényes oldalán országos, tájékoztató adatok szerepelnek a legutóbbi 500 érvényes rögzítés alapján.
A cikk készítésekor a leggyorsabb rögzített munkába állás 1,0 óra, az átlag 3,9 nap, a medián pedig 3,2 nap volt a jelentkezéstől a munkába állásig.
Ezek nem garantált toborzási határidők.
Az átfutást többek között a munkakör, a helyszín, a szükséges létszám és a kezdési időpont is befolyásolja. MADS
Rendezvényeknél ez különösen fontos különbség.
Az, hogy korábban egyetlen jelölt akár órák alatt munkába tudott állni, nem jelenti azt, hogy egy húsz- vagy harmincfős eseménycsapat ugyanilyen idő alatt összeállítható.
A tervezésnél ezért mindig a konkrét rendezvényből érdemes kiindulni.
Miért nehezebb egy nagyobb rendezvényes csapat megszervezése?
Nagyobb létszámnál a toborzás csak az első lépés.
Egyeztetni kell, ki melyik műszakban dolgozik, milyen feladatot kap, melyik helyszínre érkezik, ki igazolja a jelenlétét, és hogyan történik az elszámolás.
Ha például húsz diák három különböző idősávban dolgozik, már önmagában a beosztások kezelése is komoly szervezési feladat.
A MADS rendezvényes szolgáltatásánál ezért a toborzás mellett a szervezési és adminisztratív folyamatok kezelése is hangsúlyos elem. A céges rendszerben követhető a toborzás állapota, áttekinthetők a jelöltek, kezelhetők a beosztások és jóváhagyhatók a teljesített munkaórák.
Ez azért lehet különösen hasznos, mert egy esemény után nem kell külön táblázatokból összegyűjteni, ki mennyi időt dolgozott.
Hogyan követhető a rendezvényes diákok jelenléte?
A pontos jelenléti adatok rendezvényeknél különösen fontosak lehetnek.
Egyes diákok már az előkészítésnél elkezdhetik a munkát, mások csak a vendégérkezésre jönnek, egy harmadik csapat pedig a bontásnál kapcsolódik be.
A MADS céges online rendszerében a rendezvényhez kapcsolódó jelenléti adatok ellenőrizhetők és jóváhagyhatók, a kapcsolódó dokumentumok és elszámolások pedig ugyanabban a rendszerben kezelhetők.
A digitális nyilvántartás nagyobb eseménynél különösen sok manuális adminisztrációt válthat ki.
Mire kell figyelni 18 év alatti diákok esetén?
Rendezvényes munkánál az esemény időpontja miatt az életkor különösen fontos lehet.
Sok konferencia, fesztivál, promóció vagy céges rendezvény délután vagy este is tart.
A Munka Törvénykönyve szerint fiatal munkavállalónak a 18. életévét be nem töltött munkavállaló minősül. A rájuk vonatkozó szabályokat a 18 év alatti, nem klasszikus munkaviszony keretében foglalkoztatott személyeknél is megfelelően alkalmazni kell. NJT
Fiatal munkavállalónak éjszakai munka és rendkívüli munkaidő nem rendelhető el, napi munkaideje pedig legfeljebb nyolc óra lehet. A törvény a munkaközi szünetre és a napi pihenőidőre is külön előírásokat tartalmaz. NJT
Ezért az életkort már a beosztás kialakításakor figyelembe kell venni, különösen olyan rendezvényeknél, amelyek késő estig tartanak.
Egynapos eseményre is érdemes diákcsapatot szervezni?
Igen. A MADS rendezvényes szolgáltatása kifejezetten alkalmi, egynapos eseményekhez is kínál csapatot. MADS
Egy egyszeri rendezvény esetében is szükség lehet regisztrációra, vendégirányításra, standkiszolgálásra vagy előkészítési feladatokra.
A különbség inkább abban van, hogy egy ilyen munkánál a betanításra és az eligazításra rövidebb idő áll rendelkezésre.
Ezért az esemény napján már nem érdemes alapvető kérdéseket tisztázni.
A munkatársaknak előre tudniuk kell, hol kell megjelenniük, kit keressenek, milyen ruházat szükséges, milyen feladatot kapnak és mi az esemény pontos menetrendje.
Milyen információkra van szükség egy rendezvényes csapat megszervezéséhez?
Minél pontosabb az igény, annál célzottabban indulhat el a szervezés.
Érdemes már az első egyeztetésnél meghatározni:
– az esemény dátumát és helyszínét,
– a szükséges létszámot,
– a pontos munkaköröket,
– a kezdési és befejezési időpontokat,
– az egyes idősávokhoz szükséges létszámot,
– az elvárt készségeket vagy tapasztalatot,
– az öltözékre és megjelenésre vonatkozó elvárásokat,
– valamint azt, hogy egyszeri eseményről vagy visszatérő promócióról van-e szó.
Ha ezek már a toborzás kezdetén rendelkezésre állnak, kevesebb kérdés marad az esemény napjára.
Fontos tudnivalók röviden
A rendezvényes diákmunka elsősorban olyan helyzetekben jelenthet rugalmas megoldást, amikor pontos időpontra, meghatározott helyszínre és előre tervezhető létszámra van szükség.
A MADS hostess és host, regisztrációs, vendégirányítási, promóciós, standkiszolgálási, valamint könnyebb előkészítési és pakolási feladatokra is szervez diákokat.
Egynapos, többnapos és rendszeresen ismétlődő eseményekhez is kialakítható megfelelő csapat.
Nagyobb létszámnál azonban nemcsak a toborzást kell megoldani. A helyszínek, idősávok, feladatok és jelenléti adatok összehangolása ugyanilyen fontos része a folyamatnak.
A pontos igényfelmérés ezért rendezvényes munkánál különösen sokat számít.
MADS tapasztalat
Rendezvényeknél sokszor nem az a legnehezebb kérdés, hogy lehet-e találni tíz vagy húsz diákot.
A valódi kihívás inkább az, hogy a megfelelő emberek a megfelelő időpontban, a megfelelő helyen és a megfelelő feladatra érkezzenek.
Egy hostess pozícióban fontos lehet a magabiztos kommunikáció és a vendégkezelés. Regisztrációnál a pontosság és a gyors munkavégzés kerülhet előtérbe. Egy előkészítési vagy pakolási feladatnál pedig teljesen más készségek lehetnek fontosak.
Ezért egy nagyobb eseménynél nem érdemes egyetlen általános „rendezvényes kisegítő” pozícióként kezelni minden munkatársat.
A jó szervezés már a feladatok szétválasztásával elkezdődik.
Ki fogadja a vendégeket? Ki kezeli a regisztrációt? Ki segít a standnál? Mikor kell a legtöbb ember? Kell-e külön csapat az előkészítéshez és a bontáshoz?
Ha ezekre már a toborzás előtt megvan a válasz, célzottabban lehet felépíteni a csapatot, pontosabb beosztás készülhet, és az esemény napján kevesebb szervezési kérdés marad.
A rendezvényes diákmunka így nem pusztán alkalmi létszámbővítés. Jól kialakított feladatkörökkel, pontos időtervvel és átlátható adminisztrációval a teljes esemény gördülékenyebb működéséhez is hozzájárulhat.
Források