A teljes munkaerő-folyamat online: ezt tudja a MADS új céges adminja

A teljes munkaerő-folyamat online: ezt tudja a MADS új céges adminja

– A MADS céges adminban az igény leadásától a munkába állásig online követhető a teljes folyamat.
– A cégek egy helyen kezelhetik a jelölteket, interjúkat, beosztásokat és jelenléti íveket.
– A szerződések, dokumentumok és teljesítési igazolások elektronikusan is elérhetők.
– A rendszer számítógépen, tableten és mobiltelefonon is használható, külön alkalmazás nélkül.
– A felület magyar és angol nyelven is elérhető.
– A MADS rendszeradatai szerint már több mint 4,318 millió ledolgozott órát rögzítettek, több mint 12 000 diák és 580 partnercég részvételével.
– A céges felülethez munkaerő-költség kalkulátor is kapcsolódik. 

A munkaerő-szervezés sok cégnél még mindig e-mailek, Excel-táblák, telefonhívások és különálló dokumentumok között zajlik. A MADS céges admin célja, hogy ezeket a folyamatokat egyetlen digitális rendszerbe terelje: az új munkaerőigény rögzítésétől egészen a ledolgozott órák jóváhagyásáig.

A rendszer egyik legfontosabb újdonsága, hogy nem csupán egy adminisztrációs felület. A vállalati kapcsolattartó ugyanazon a helyen követheti a toborzást, a kiválasztást, a munkába állást, a beosztást, a jelenléteket és a kapcsolódó dokumentumokat. 

Kezelhető a teljes munkaerő-folyamat egyetlen online rendszerben?

Igen, a MADS céges admin az igény leadásától a jelenléti jóváhagyásáig egy helyen követhetővé teszi a munkaerő-szervezés fő lépéseit.

A legfontosabb funkciók:
– online munkaerőigény leadása,
– toborzás és jelöltkezelés,
– interjúk szervezése,
– beosztások kezelése,
– jelenléti adatok ellenőrzése,
– dokumentumok kezelése,
– teljesítési igazolások jóváhagyása,
– havi adatok és összesítések áttekintése. 

A cél, hogy a HR-es vagy vállalati kapcsolattartó ne több külön rendszerből próbálja összerakni, hol tart éppen egy adott pozíció vagy munkavállaló.

A MADS tapasztalatai szerint különösen nagyobb létszám, több telephely vagy rendszeresen változó beosztások mellett válik fontossá, hogy ugyanazokat az információkat minden érintett egy helyen lássa.

Leadható teljesen online egy új munkaerőigény?

Igen, a munkakör, a szükséges létszám, a munkarend, a helyszín és az elvárások strukturált online űrlapon adhatók meg.

Az online igényleadás során:
– rögzíthető a keresett pozíció,
– megadható a szükséges létszám,
– beállítható a munkavégzés helye,
– megadható a munkarend,
– rögzíthetők az elvárások és egyéb feltételek.

A megrendelés elküldése után a munkakörhöz rendelt MADS projektmenedzser értesítést kap, pontosíthatja az igényt, majd elindíthatja a célzott toborzást és az előszűrést. A cég közben ugyanazon a felületen követheti a folyamat állapotát. 

Ez azért lényeges, mert egy új munkaerőigény nem különböző e-mail-váltásokban vagy csatolmányokban jelenik meg, hanem strukturált formában kerül a rendszerbe.

Követhető online a jelöltek kiválasztása és az interjúztatás?

Igen, a bemutatott jelöltek, dokumentumaik, státuszuk és az interjú következő lépései is kezelhetők a céges adminban.

A vállalati kapcsolattartó:
– megtekintheti az előszűrt jelölteket,
– megnyithatja a kapcsolódó dokumentumokat,
– visszajelezhet a kiválasztásról,
– követheti a jelölt aktuális státuszát,
– közvetlenül a jelölt adatlapjáról indíthatja az interjúszervezést.

Az interjú időpontját a cég saját maga is egyeztetheti, de arra is van lehetőség, hogy a szervezést a MADS-ra bízza. A rögzített időpontról az érintettek értesítést kaphatnak. 

Így könnyebben áttekinthető, hogy ki jelentkezett, ki jutott tovább, kinél szükséges még döntés, és ki állhat hamarosan munkába.

Gyorsabbá teheti az online rendszer a munkába állást?

Igen, a digitális regisztráció és dokumentumkezelés csökkentheti a személyes és papíralapú ügyintézés szükségességét.

A MADS oldalán megjelenő, legutóbbi 500 rögzítésből számított adatok szerint:
– a leggyorsabb rögzített munkába állás 1,1 óra volt,
– az átlagos átfutási idő 4,0 nap,
– a medián átfutási idő 3,8 nap. 

A teljes tagi regisztráció digitálisan történhet, a folyamat dokumentumainál pedig online jóváhagyási és hitelesítési lehetőség is rendelkezésre áll. 

Fontos, hogy ezek tájékoztató rendszeradatok. A tényleges munkába állási idő függhet többek között a munkakörtől, a helyszíntől, a szükséges létszámtól és az adott pozíció feltételeitől.

Kezelhető online a beosztás és a jelenléti ív is?

Igen, a MADS céges adminban a beosztások és a ledolgozott munkaidő is nyomon követhető.

A beosztás:
– helyszín szerint,
– részleg szerint,
– nap szerint
is áttekinthető.

A rendszerben a korábbi beosztások és teljesítési adatok is visszakereshetők, ezekből pedig statisztikák és összesítések készíthetők. Ez megkönnyítheti az óraszámok, kapacitások és visszatérő munkaerőigények összehasonlítását. 

A jelenléti adatoknál az érkezés, távozás, szünet és jóváhagyott óraszám is egy helyen ellenőrizhető. Így a hó végi elszámolásnál kevesebb külön táblázatra és e-mailes egyeztetésre lehet szükség.

 
Elérhetők online a szerződések és teljesítési igazolások?

Igen, a szerződések, módosítások, kapcsolódó dokumentumok és teljesítési igazolások is elérhetők a rendszerben.

A céges adminban:
– visszakereshetők a dokumentumok,
– letölthetők a kapcsolódó iratok,
– ellenőrizhetők az óraszámok,
– online jóváhagyhatók a teljesítési igazolások,
– követhető az elszámolás aktuális állapota. 

Ez különösen akkor lehet hasznos, ha egy vállalat egyszerre több diákkal, több részleggel vagy több telephellyel dolgozik.

Használható mobiltelefonról is a MADS céges admin?

Igen, a rendszer számítógépen, tableten és mobiltelefonon is használható, külön alkalmazás telepítése nélkül.

A rendszer:
– reszponzív kialakítású,
– mobilról is elérhető,
– magyar és angol nyelven is használható,
– minden eszközön ugyanazokat az aktuális adatokat mutatja. 

A jogosult kapcsolattartó így akár útközben is ellenőrizheti a jelöltstátuszokat, áttekintheti a beosztást, jóváhagyhatja a jelenléti adatokat vagy megnyithatja a szükséges dokumentumokat.

A kétnyelvű működés különösen a magyar és nemzetközi csapatokat egyaránt foglalkoztató vállalatok számára lehet praktikus.

Segít a rendszer a munkaerőköltségek tervezésében is?

Igen, a MADS online felületén céges megtakarítás-kalkulátor is segíti a tervezést.

A kalkulátorban többek között megadható:
– a tervezett létszám,
– a bruttó órabér,
– a havi óraszám,
– a foglalkoztatás időtartama,
– a munkakategória és a helyszín.

A cikk készítésekor a kalkulátor 2480 Ft/órás országos átlagos bruttó órabért mutatott 1177 összehasonlítható MADS-hirdetés alapján. Az adat dinamikus, ezért idővel változhat. 

A megtakarítási kalkuláció tájékoztató jellegű, a tényleges költségeket a foglalkoztatás feltételei, pótlékok, kedvezmények és egyedi megállapodások is módosíthatják. 

Mekkora rendszer áll a MADS online folyamatai mögött?

A céges admin mögött már jelentős mennyiségű rögzített munkaidő- és foglalkoztatási adat áll.

A MADS jelenlegi rendszeradatai szerint:
– 4 318 000+ ledolgozott munkaórát rögzítettek,
– 12 000+ munkába közvetített diák rendelkezik munkaidő-rögzítéssel,
– 580+ partnercég szerepel a rendszerben munkaidő-rögzítéssel. 

Ezek nem becsült piaci adatok, hanem a MADS rendszerében található munkaidő-rögzítésekből származó összesítések.

Fontos tudnivalók röviden
– A MADS céges adminban a munkaerőigény leadásától az elszámolásig több folyamat egy helyen kezelhető.
– Online követhetők a jelöltek és a kiválasztási státuszok.
– Az interjúk közvetlenül a rendszerből is szervezhetők.
– A beosztás és a jelenléti adatok digitálisan kezelhetők.
– A dokumentumok és teljesítési igazolások online elérhetők.
– A rendszer mobilról, tabletről és számítógépről egyaránt használható.
– A felület magyar és angol nyelven működik.
– Beépített kalkulátor segíti a munkaerőköltségek előzetes tervezését. 

MADS tapasztalat

A MADS tapasztalatai szerint a digitális munkaerő-szervezés egyik legfontosabb előnye nem pusztán az, hogy kevesebb papírt igényel. Sokkal inkább az, hogy a vállalat ugyanazon a felületen látja, hol tart az igény, a toborzás, a kiválasztás, a beosztás és az elszámolás.

A MADS céges admin ezért az online ügyintézést a személyes HR-támogatással kapcsolja össze. A digitális rendszer biztosítja az átlátható folyamatot, miközben a munkakörhöz rendelt projektmenedzser továbbra is részt vesz a toborzásban és a munkaerőigény kezelésében.