A teljes munkaerő-folyamat online: ezt tudja a MADS új céges adminja
A teljes munkaerő-folyamat online: ezt tudja a MADS új céges adminja
Gyors válasz
– A MADS céges adminban az új munkaerőigény rögzítésétől a kiválasztáson és beosztáson át a jelenléti adatok jóváhagyásáig egy helyen követhető a folyamat.
– A vállalati kapcsolattartók online kezelhetik a jelölteket, az interjúkat, a beosztásokat és a munkaidőadatokat.
– A szerződések, módosítások, teljesítési igazolások és más kapcsolódó dokumentumok elektronikusan is elérhetők.
– A rendszer számítógépen, táblagépen és mobiltelefonon is használható, külön alkalmazás telepítése nélkül.
– A céges admin magyar és angol nyelven is elérhető.
– A MADS online rendszerének oldalán több mint 4 318 000 ledolgozott munkaóra, 12 000 munkába közvetített diák és 580 partnercég szerepel rendszeradatként.
– A legutóbbi 500 rögzítés alapján az átlagos munkába állási idő 4,0 nap, a medián 3,8 nap volt.
– A felülethez megtakarítás-kalkulátor is kapcsolódik, amely a tervezett létszám és munkaidő alapján segít előzetesen megbecsülni a diákfoglalkoztatás költségeit.
Egy új munkaerőigény kezelése sok vállalatnál még mindig több különböző csatornán zajlik. Az igény e-mailben érkezik, a jelöltek adatai külön dokumentumokban vannak, a beosztás Excel-táblában készül, a jelenléti ívek pedig újabb fájlokban vagy levelezésekben jelennek meg.
Minél nagyobb a létszám, annál nehezebb átlátni, ki hol tart a folyamatban, melyik jelöltről kell még dönteni, melyik műszak nincs feltöltve, vagy melyik jelenléti adat vár jóváhagyásra.
A MADS céges admin célja, hogy ezeket a folyamatokat egyetlen digitális felületre terelje.
A rendszer nem pusztán dokumentumtár: a munkaerőigény rögzítésétől a toborzáson és kiválasztáson át a beosztásig, a jelenléti adatokig és az elszámolásig több folyamat ugyanazon a helyen követhető.
Mit tud a MADS céges admin?
A rendszer egyik legfontosabb előnye, hogy a vállalati kapcsolattartónak nem kell több külön felületből összeraknia, hol tart egy adott munkaerőigény.
A céges adminban többek között kezelhető vagy követhető:
– az új munkaerőigény;
– a toborzás állapota;
– az előszűrt és bemutatott jelöltek;
– a kiválasztási státusz;
– az interjúk;
– a munkába állás;
– a beosztások;
– a jelenléti adatok;
– a szerződések és módosítások;
– a teljesítési igazolások;
– valamint a havi adatok és összesítések.
A MADS hivatalos online rendszerének leírása szerint a vállalati kapcsolattartó így mindig láthatja, hol tart a folyamat, miközben a foglalkoztatáshoz kapcsolódó adminisztratív háttér jelentős részét továbbra is a MADS kezeli.
Leadható teljesen online egy új munkaerőigény?
Igen. Az új igény strukturáltan rögzíthető a rendszerben, így a vállalatnak nem szükséges minden alkalommal külön e-mailben összegyűjtenie a pozíció legfontosabb paramétereit.
Megadható például:
– a keresett munkakör;
– a szükséges létszám;
– a munkavégzés helye;
– a munkarend;
– valamint az adott pozícióhoz kapcsolódó fontosabb elvárások és feltételek.
A megrendelés után a MADS oldalán is elindulhat a szükséges egyeztetés, toborzás és előszűrés.
A digitális igényleadás egyik előnye, hogy a vállalati kérés már a folyamat elején strukturáltan jelenik meg, és később ugyanott követhető a hozzá kapcsolódó toborzás is.
Hogyan követhető a jelöltek kiválasztása?
A vállalati kapcsolattartó a céges adminban megtekintheti a MADS által előszűrt és bemutatott jelölteket.
A rendszerben:
– látható a jelölt aktuális státusza;
– megnyithatók a kapcsolódó dokumentumok;
– visszajelzés adható a kiválasztásról;
– követhető, ki jutott tovább;
– és az is látható, ki jutott el a munkába állásig.
Ez különösen akkor lehet hasznos, ha egy pozícióra egyszerre több jelentkező érkezik, vagy egy vállalat párhuzamosan több munkakörre keres embert.
A cél az, hogy ne külön e-mail-láncokból kelljen visszakeresni, melyik jelöltnél mi volt az utolsó döntés.
Az interjúk is szervezhetők a rendszerből?
Igen. Az interjúszervezés közvetlenül a jelölt adatlapjáról indítható.
A vállalati kapcsolattartó kétféleképpen is továbbhaladhat:
– saját maga egyeztetheti az interjú időpontját;
– vagy kérheti, hogy a szervezést a MADS végezze el.
A rögzített időpontról az érintettek értesítést is kaphatnak.
Így a jelölt státusza és az interjú következő lépése ugyanabban a folyamatban marad, nem szükséges külön naptárakból, levelekből és jegyzetekből összerakni az információkat.
Gyorsabbá teheti a digitális rendszer a munkába állást?
A digitális regisztráció és dokumentumkezelés csökkentheti a személyes és papíralapú ügyintézés szükségességét.
A MADS oldalán publikált, legutóbbi 500 rögzítésből számított rendszeradatok szerint:
– a leggyorsabb rögzített munkába állás 1,1 óra volt;
– az átlagos átfutási idő 4,0 nap;
– a medián átfutási idő 3,8 nap.
Fontos azonban, hogy ezek nem minden új megrendelésre érvényes vállalási idők.
A MADS is kiemeli, hogy a tényleges munkába állási idő függhet:
– a munkakörtől;
– a helyszíntől;
– a szükséges létszámtól;
– a kívánt kezdési időponttól;
– és más egyedi feltételektől.
Az 1,1 órás adat tehát a legutóbbi 500 rögzítés leggyorsabb esete, nem pedig általánosan garantált munkába állási idő.
A diákok regisztrációja is digitálisan történik?
Igen.
A MADS online rendszerének tájékoztatója szerint a teljes tagi regisztráció digitálisan elvégezhető, így a diáknak nem kell kizárólag a papírok miatt személyesen irodába mennie.
A folyamat dokumentumainál online jóváhagyási és hitelesítési lehetőség is rendelkezésre áll mind a céges, mind a diákoldali dokumentumok esetében.
Ez a vállalat számára azért is fontos, mert a kiválasztás után a munkába állás adminisztratív része is ugyanahhoz a digitális folyamathoz kapcsolódik.
Kezelhető online a beosztás?
Igen.
A beosztások a céges adminban:
– helyszín;
– részleg;
– és nap
szerint is áttekinthetők.
Így egy nagyobb létszámú projekt esetén is könnyebben látható, hol van még betöltetlen műszak vagy melyik részlegen milyen kapacitás áll rendelkezésre.
A rendszer nemcsak az aktuális beosztást tárolja.
A korábbi beosztási és teljesítési adatokból statisztikák és összesítések is készülhetnek, így az egyes időszakok óraszámai, kapacitásai és visszatérő munkaerőigényei később is összehasonlíthatók. MADS – Online munkaerő-szervezés cégeknek.
Hogyan működik az online jelenléti?
A jelenléti adatoknál ugyanazon a felületen ellenőrizhető:
– az érkezés;
– a távozás;
– a szünet;
– és a jóváhagyott óraszám.
Ez azért lehet különösen hasznos, mert a ledolgozott munkaidő közvetlenül kapcsolódik az elszámoláshoz.
Ha a jelenléti ívek külön fájlokban, e-mailekben vagy papíron vannak, a hónap végi egyeztetés jelentős plusz adminisztrációt okozhat.
A digitális jelenlétkezelés célja, hogy a jóváhagyásra váró órák és a korábbi adatok ugyanazon a helyen legyenek elérhetők.
MADS – Online munkaerő-szervezés cégeknek.
Elérhetők online a szerződések és teljesítési igazolások?
Igen. A céges adminban a szerződések, módosítások és a vállalathoz tartozó kapcsolódó dokumentumok is elérhetők és visszakereshetők.
A teljesítési igazolások szintén online jelennek meg.
A vállalati kapcsolattartó:
– ellenőrizheti az óraszámokat;
– megnyithatja a szükséges dokumentumokat;
– jóváhagyhatja a teljesítési igazolást;
– és követheti az elszámolás aktuális állapotát.
Ez különösen nagyobb létszámú, több részlegen vagy több telephelyen működő projektek esetében teheti átláthatóbbá a hónap végi adminisztrációt.
Használható mobiltelefonról is a MADS céges admin?
Igen. A felület reszponzív, ezért számítógépen, táblagépen és mobiltelefonon is használható. Ehhez nincs szükség külön alkalmazás telepítésére.
A jogosult kapcsolattartó mobilról is:
– ellenőrizheti a jelöltek státuszát;
– megszervezheti az interjúkat;
– áttekintheti a beosztásokat;
– jóváhagyhatja a jelenléti adatokat;
– megnyithatja a dokumentumokat;
– ellenőrizheti a teljesítési igazolásokat;
– és megtekintheti a havi összesítőket.
A rendszer minden eszközön ugyanazokat az aktuális adatokat jeleníti meg.
Elérhető angol nyelven is?
Igen. A MADS céges admin magyar és angol nyelven is használható.
Ez főként olyan vállalatoknál lehet praktikus, ahol a magyar kapcsolattartók mellett külföldi vezetők vagy nemzetközi HR-csapat is részt vesz a munkaerő-szervezésben.
Ugyanaz a folyamat így nem igényel külön rendszert vagy külön felületet a két nyelven dolgozó csapatok számára.
MADS – Online munkaerő-szervezés cégeknek.
Segít a rendszer a munkaerőköltségek tervezésében?
Igen. A MADS online céges oldalán külön megtakarítás-kalkulátor is található.
A vállalat megadhatja többek között:
– a munkakategóriát;
– a helyszínt;
– a tervezett létszámot;
– a bruttó órabért;
– az egy főre jutó havi óraszámot;
– és a foglalkoztatás tervezett időtartamát.
A kalkulátor ezek alapján becslést adhat a várható költségekre és az összehasonlításra.
A MADS online rendszerének oldalán a cikk készítésekor 2480 Ft-os országos átlagos bruttó órabér szerepelt, 1177 összehasonlítható órabéres MADS-hirdetés alapján. Az oldal szerint az órabérbecslés az utóbbi 12 hónap összehasonlítható álláshirdetéseinek alapórabéreit használja, pótlék és bónusz nélkül. MADS – Online munkaerő-szervezés cégeknek, megtakarítás-kalkulátor.
Ez dinamikus adat, ezért az aktuális érték később változhat.
A kalkuláció tájékoztató jellegű. A tényleges költséget az egyedi foglalkoztatási feltételek, pótlékok, kedvezmények és a konkrét megállapodás is módosíthatja.
Mekkora adatállomány áll a MADS online rendszere mögött?
A rendszer már jelentős mennyiségű munkaidő- és foglalkoztatási adatot kezel.
A MADS online rendszerének oldalán jelenleg az alábbi nagyságrendek szerepelnek:
– 4 318 000+ összesen ledolgozott óra, rögzített munkaórák alapján;
– 12 000+ munkába közvetített diák, akik rendelkeznek munkaidő-rögzítéssel;
– 580+ partnercég, amelyhez munkaidő-rögzítés kapcsolódik.
Fontos, hogy ezek nem teljes magyar munkaerőpiaci adatok és nem becslések.
A MADS saját rendszerének rögzített adataiból készült összesítések.
Az adatok dinamikusan változhatnak, ahogy újabb munkaórák, diákok és partnercégek kerülnek be a rendszerbe.
Miért lehet különösen hasznos nagyobb létszámnál?
Néhány munkavállalónál még viszonylag könnyű kézzel követni a beosztásokat és a jelenléti adatokat.
Nagyobb diáklétszám, több telephely vagy gyakran változó műszakbeosztás esetén azonban gyorsan megsokszorozódhatnak az adminisztratív feladatok.
Ilyenkor egy közös rendszer abban segíthet, hogy ugyanaz az információ legyen elérhető:
– a toborzásról;
– a jelöltekről;
– a munkába állásról;
– a beosztásokról;
– a munkaidőről;
– és az elszámolásról.
A cél nem pusztán az, hogy kevesebb Excel-fájl legyen.
Sokkal inkább az, hogy a döntéshez szükséges aktuális információk egyetlen folyamat részeként legyenek elérhetők.
Kiváltja a digitális rendszer a személyes HR-támogatást?
Nem ez a MADS modelljének célja.
A digitális rendszer a folyamat követhetőségét és az adminisztráció egyszerűsítését támogatja, miközben a toborzási és munkaerő-szervezési feladatok mögött továbbra is MADS-es szakemberek dolgoznak.
A MADS vállalati kommunikációjában ezt az „Emberi HR, digitális rendszerben” megközelítés foglalja össze. MADS – Cégeknek.
A vállalati kapcsolattartó tehát digitálisan követheti a folyamatot, miközben az igény pontosításában, a jelöltek felkutatásában, előszűrésében és a munkába állás támogatásában továbbra is jelen van a személyes szakmai háttér.
Ez különbözteti meg a rendszert egy egyszerű önkiszolgáló adminisztrációs felülettől.
Fontos tudnivalók röviden
A MADS céges adminban a munkaerő-szervezés több fontos lépése egyetlen online folyamatban követhető.
A vállalat:
– online adhat le új munkaerőigényt;
– követheti a bemutatott jelölteket;
– kezelheti a kiválasztási státuszokat;
– megszervezheti az interjúkat;
– áttekintheti a beosztásokat;
– ellenőrizheti és jóváhagyhatja a jelenléti adatokat;
– hozzáférhet a szerződésekhez és más dokumentumokhoz;
– online kezelheti a teljesítési igazolásokat;
– megtekintheti az összesítéseket;
– és kalkulátorral előzetesen becsülheti a munkaerőköltségeket.
A felület magyar és angol nyelven, számítógépen, táblagépen és mobiltelefonon is használható, külön alkalmazás telepítése nélkül. MADS – Online munkaerő-szervezés cégeknek.
A MADS saját, legutóbbi 500 rögzítésből származó adatai alapján az átlagos munkába állási idő 4,0 nap, a medián 3,8 nap volt. Ezek tájékoztató adatok, a tényleges átfutás pozíciónként eltérhet. MADS – Online munkaerő-szervezés cégeknek, munkába állási adatok.
MADS tapasztalat
A digitális munkaerő-szervezés egyik legnagyobb előnye nem egyszerűen az, hogy kevesebb dokumentumot kell kinyomtatni.
A valódi különbség inkább az, hogy ugyanaz a folyamat nem esik szét külön e-mailekre, táblázatokra, dokumentumokra és telefonos egyeztetésekre.
Egy vállalati kapcsolattartó ugyanazon a felületen láthatja, hol tart az új munkaerőigény, mely jelöltekről kell még dönteni, hogyan alakulnak a beosztások, mely jelenléti adatok várnak jóváhagyásra, és milyen dokumentumok kapcsolódnak az elszámoláshoz.
Közben azonban a rendszer mögött továbbra is ott van a személyes HR-támogatás.
A MADS céges admin ezért nem az emberi HR kiváltására épül, hanem arra, hogy a digitális folyamat és a személyes szakmai támogatás egymást erősítse.
A cél egyszerű: kevesebb szétszórt adminisztráció, átláthatóbb munkaerő-szervezés és több idő arra, hogy a HR valóban az emberekkel és a döntésekkel foglalkozhasson.
A MADS céges admin részletes funkciói és aktuális rendszeradatai itt érhetők el: MADS – Online munkaerő-szervezés cégeknek.
Források