Irodai és ügyfélszolgálati kapacitásbővítés diákmunkával a MADS segítségével
Irodai és ügyfélszolgálati diákmunka a MADS-szal
Gyors válasz
– Irodai és ügyfélszolgálati területen is jól használható a diákmunka, ha időszakosan nő meg a feladatmennyiség, vagy hosszabb távon részmunkaidős támogatásra van szükség.
– Irodai munkakörökben adatrögzítési, dokumentumkezelési, Excelhez kapcsolódó, riport-előkészítési és asszisztensi feladatokra is bevonhatók diákok.
– Ügyfélszolgálaton telefonos, e-mailes, chates és személyes ügyfélkiszolgálási feladatokban jelenthetnek segítséget.
– A jelentkezők előszűrése igazítható a szükséges nyelvtudáshoz, digitális készségekhez, szoftverismerethez vagy kommunikációs elvárásokhoz.
– Rövidebb projektre, heti néhány napos munkára és hosszabb távú gyakornoki együttműködésre is kialakítható megfelelő konstrukció.
– A MADS céges rendszerében a kiválasztás, a beosztás, a jelenléti adatok és a kapcsolódó dokumentumok is online követhetők.
Egy irodai vagy ügyfélszolgálati csapat terhelése nem feltétlenül egyenletes egész évben.
Egy nagyobb adatfeldolgozási projekt, audit, riportálási időszak, kampány vagy termékbevezetés rövid idő alatt jelentősen növelheti a feladatmennyiséget. Ilyenkor az állandó kollégáknak a napi működés mellett kellene elvégezniük azokat a plusz feladatokat is, amelyek néhány hét vagy hónap múlva már nem biztos, hogy ugyanilyen volumenben jelentkeznek.
A diákmunka ezekben a helyzetekben nem egyszerűen „plusz kezeket” jelenthet. Jól meghatározott feladatkörrel olyan rugalmas kapacitást adhat, amelyet a vállalat az aktuális terheléshez tud igazítani.
Mikor lehet jó megoldás az irodai diákmunka?
Az irodai csapatoknál gyakori, hogy egy időszakban hirtelen megszaporodnak az adminisztratív feladatok.
Ilyen lehet például egy nagyobb adatállomány feldolgozása, dokumentumok rendszerezése, digitalizálása, egy audit előkészítése vagy egy rendszeres riportálási időszak.
A MADS irodai szolgáltatása szerint a diákok adatrögzítésben, dokumentumkezelésben, táblázatok frissítésében, iratdigitalizálásban, egyszerű riportok előkészítésében, levelezési és asszisztensi feladatokban is segíthetnek.
Ez azért lehet hasznos, mert a belső csapatnak így nem feltétlenül kell minden idejét ismétlődő vagy jól elkülöníthető adminisztratív részfeladatokra fordítania.
A cél nem az, hogy a diák átvegye a szakmai döntést igénylő munkát, hanem hogy ott adjon kapacitást, ahol a feladat egyértelműen meghatározható és megfelelő betanítás után önállóan elvégezhető.
Milyen irodai tudás alapján lehet előszűrni a jelentkezőket?
Nem minden irodai pozíció ugyanazt a tudást igényli.
Egy egyszerű adatrögzítési projekt esetében lehet, hogy a pontosság és az alapvető számítógépes ismeretek jelentik a legfontosabb elvárást. Egy hosszabb távú asszisztensi vagy gyakornoki pozíciónál viszont már Excel-ismeretre, nyelvtudásra, szakirányú tanulmányokra vagy korábbi tapasztalatra is szükség lehet.
A MADS irodai szolgáltatásánál a kiválasztás során figyelembe vehető az Excel-ismeret, más szoftverek használata, a nyelvtudás és a tanulmányi terület is. Szakmai gyakornoki pozíciónál ezek mellett a korábbi tapasztalat is bekerülhet a szűrési szempontok közé.
Ez különösen akkor fontos, ha a vállalatnak nem egyszerűen adminisztratív segítségre, hanem később továbbfejleszthető szakmai utánpótlásra is szüksége van.
Rövid projektre vagy hosszabb távra érdemes irodai diákot keresni?
Mindkettő működhet.
Egy jól körülhatárolt adatfeldolgozási vagy iratrendezési projekthez akár rövidebb időszakra is szervezhető diákmunka. Ha viszont folyamatos támogatásra van szükség, heti néhány napos részmunkaidős beosztás vagy hosszabb távú gyakornoki együttműködés is kialakítható.
A jó megoldást elsősorban a feladat határozza meg.
Ha pontosan látható, hogy egy projekt várhatóan hat hétig tart és heti meghatározott óraszámot igényel, érdemes eleve erre tervezni a toborzást. Ha pedig a feladat hosszabb távon is megmarad, érdemes olyan hallgatót keresni, akinek a tanulmányai és heti ráérése is illeszkedik a pozícióhoz.
Mikor segíthet az ügyfélszolgálati diákmunka?
Az ügyfélszolgálati terhelés szintén gyorsan megváltozhat.
Egy kampány, termékbevezetés, szezonális időszak, hosszabb nyitvatartás vagy egyszerűen a megkeresések számának átmeneti növekedése is elegendő ahhoz, hogy a meglévő csapat kapacitása kevés legyen.
A MADS ügyfélszolgálati megoldása telefonos, e-mailes, chates és személyes ügyfélkiszolgálási feladatokra is kínál előszűrt diákokat. A szolgáltatás kommunikációs és nyelvi elvárások szerinti előszűrést is lehetővé tesz.
Miért különösen fontos az előszűrés ügyfélszolgálati munkánál?
Ügyfélszolgálaton a jelentkező nem kizárólag belső feladatokat végez.
Közvetlenül találkozhat a vállalat ügyfeleivel, ezért a kommunikáció minősége is a munkakör részévé válik.
Más készségekre lehet szükség egy rövid telefonos tájékoztatási feladatnál, mint egy idegen nyelvű ügyfélkapcsolati pozíciónál vagy egy olyan munkakörben, ahol problémás helyzeteket is kezelni kell.
Éppen ezért már a toborzás elején érdemes pontosan meghatározni, hogy milyen kommunikációs helyzetekre kell felkészülni, szükséges-e idegen nyelv, milyen csatornákon történik az ügyintézés, és milyen belső rendszereket kell majd használni.
A MADS ügyfélszolgálati oldalának egyik hangsúlyos eleme ezért a kommunikációs és nyelvi előszűrés.
Miben hasonlít az irodai és az ügyfélszolgálati diákmunka?
A két terület elsőre eltérőnek tűnhet, de vállalati szempontból több közös pontjuk is van.
Mindkettőnél fontos lehet a részmunkaidős foglalkoztatás, a digitális készségek, a megbízható kommunikáció és az, hogy a hallgató hosszabb időn keresztül, kiszámíthatóan tudjon részt venni a munkában.
Mindkét területen előfordulhat rövid projekt és hosszabb távú együttműködés is.
Egy többhetes adatfeldolgozási projekt és egy kampány miatt ideiglenesen megnövekedett ügyfélszolgálati terhelés egyaránt átmeneti kapacitásigényt jelenthet.
Más esetben viszont a vállalat tudatosan kereshet olyan hallgatót, akit hosszabb távon tud fejleszteni, majd később komplexebb feladatokba is bevonni.
Mi a legnagyobb különbség a két terület között?
Elsősorban az, hogy ügyfélszolgálaton a kommunikáció jóval közvetlenebb része a napi munkának.
Irodai feladatoknál a pontosság, a rendszerezettség, a szoftverhasználat vagy az adatok megfelelő kezelése lehet kiemelt szempont.
Ügyfélszolgálaton ezek mellett már az is fontos, hogyan kommunikál valaki szóban vagy írásban, hogyan érti meg az ügyfél kérdését, és mennyire tudja követni a vállalat által kialakított kommunikációs folyamatokat.
Ezért ugyanaz a hallgató nem feltétlenül alkalmas automatikusan mindkét területre.
A pontos munkaköri igény meghatározása itt is fontosabb, mint önmagában a szükséges létszám.
Milyen gyorsan lehet megfelelő diákot találni?
A MADS mindkét oldalán tájékoztató országos rendszeradatok szerepelnek a legutóbbi 500 érvényes rögzítés alapján.
Az irodai oldalon a cikk készítésekor 1,1 óra volt a leggyorsabb rögzített munkába állás, 4,0 nap az átlag és 3,8 nap a medián. MADS – Irodai diákmunka cégeknek.
Az ügyfélszolgálati oldalon 1,0 órás leggyorsabb érték, 3,9 napos átlag és 3,2 napos medián szerepelt. MADS – Ügyfélszolgálati diákmunka cégeknek
Ezek azonban nem garantált vállalási idők.
A MADS is jelzi, hogy az átfutást befolyásolja többek között a munkakör, a helyszín, a szükséges létszám és a kezdési határidő.
Más időt igényelhet például öt adatrögzítő diák megtalálása egy rövid projektre, mint egy speciális nyelvtudást és szakmai hátteret igénylő ügyfélszolgálati csapat felépítése.
Hogyan segítheti a diákmunka az állandó csapatot?
A diákmunka egyik lehetséges szerepe, hogy jól elkülöníthető feladatokat vegyen át akkor, amikor az állandó csapat terhelése átmenetileg megnő.
Irodai környezetben ez azt jelentheti, hogy a diákok adatokat rögzítenek, dokumentumokat rendszereznek vagy táblázatokat frissítenek, miközben a tapasztaltabb kollégák a szakmai döntést igénylő feladatokra koncentrálhatnak.
Ügyfélszolgálaton pedig a megfelelően betanított hallgatók bizonyos ügyféltípusok, csatornák vagy idősávok kezelésében segíthetnek.
A hangsúly mindkét esetben azon van, hogy a feladat megfelelően körülhatárolható legyen, és a diák pontosan tudja, mi tartozik hozzá, mikor kell segítséget kérnie, és milyen folyamatot kell követnie.
Lehet a diákmunka utánpótlás-építés is?
Igen, különösen irodai és ügyfélszolgálati munkakörökben.
Egy szakirányú tanulmányokat folytató hallgató hosszabb távú gyakornoki pozícióban nemcsak egyszerűbb feladatokat végezhet, hanem fokozatosan megismerheti a vállalat folyamatait, rendszereit és működését is.
A MADS irodai oldala kifejezetten jelzi, hogy szakmai gyakornoki feladatra is kérhető diák, és az előszűrés a tanulmányi terület, nyelvtudás, szoftverismeret és korábbi tapasztalat alapján is történhet. MADS – Irodai diákmunka cégeknek
Az iskolaszövetkezeti keret szakmai gyakorlathoz is kapcsolódhat. A szövetkezetekről szóló törvény szerint az iskolaszövetkezet nappali tagozatos hallgató tagja külső szolgáltatás keretében végezhet feladatot a szolgáltatás fogadójánál, és meghatározott feltételek mellett szakmai gyakorlat is szervezhető ilyen konstrukcióban. Nemzeti Jogszabálytár – 2006. évi X. törvény
Hogyan kezelhető a részmunkaidős beosztás?
Egyetemistáknál gyakran nem a hagyományos, teljes munkanapos beosztás a reális.
Az irodai MADS-oldal szerint a heti óraszám és a jelenléti napok a tanulmányokhoz és a vállalat működéséhez is igazíthatók. MADS – Irodai diákmunka cégeknek
Ügyfélszolgálati területen pedig a rugalmas műszakok kifejezetten a szolgáltatás egyik kiemelt elemeként jelennek meg. MADS – Ügyfélszolgálati diákmunka cégeknek
Ez azért lehet fontos, mert nem minden vállalatnak van szüksége napi nyolcórás plusz kapacitásra.
Lehet, hogy éppen a délutáni ügyfélforgalom erősebb, vagy hetente három napon halmozódik fel több adminisztratív feladat.
Ilyen helyzetben a munkarend pontos meghatározása már a toborzás előtt segíthet megtalálni azokat a hallgatókat, akik hosszabb távon is reálisan tudják vállalni a szükséges időpontokat.
Hogyan követhető a munka és az adminisztráció?
A MADS mindkét területnél az online céges rendszer használatát is beépíti a szolgáltatásba.
A rendszerben követhető a jelentkezők és jelöltek állapota, kezelhető a kiválasztás és a beosztás, ellenőrizhető és jóváhagyható a jelenléti, valamint elérhetők a kapcsolódó dokumentumok és elszámolások. MADS – Irodai diákmunka cégeknek; MADS – Ügyfélszolgálati diákmunka cégeknek
Ez különösen akkor lehet értékes, ha több hallgató dolgozik eltérő napokon vagy műszakokban.
A részmunkaidős foglalkoztatás rugalmassága ugyanis könnyen nagyobb adminisztratív terhet is jelenthet, ha a beosztásokat, jelenléteket és dokumentumokat külön-külön kell kezelni.
Fontos tudnivalók röviden
Az irodai és ügyfélszolgálati diákmunka nem kizárólag egyszerű kisegítő feladatokra használható.
Irodai területen a MADS adatrögzítési, dokumentumkezelési, Excelhez kapcsolódó, riport-előkészítési és asszisztensi munkákhoz is végez előszűrést. Ügyfélszolgálaton telefonos, e-mailes, chates és személyes ügyfélkapcsolati feladatokra kereshetők megfelelő hallgatók.
Mindkét területen kulcsfontosságú, hogy a vállalat pontosan meghatározza a feladatot, az elvárt készségeket, a heti óraszámot, a munkavégzés időpontját és azt, hogy rövid projektről vagy hosszabb együttműködésről van-e szó.
Minél pontosabb az igény, annál célzottabban lehet kiválasztani azokat a diákokat, akik nemcsak elérhetők, hanem tudásuk és kommunikációjuk alapján is illeszkednek a pozícióhoz.
MADS tapasztalat
Irodai és ügyfélszolgálati területen sokszor nem maga a létszám jelenti a legfontosabb kérdést.
Lehet találni öt diákot, de ha a pozíció erős Excel-ismeretet igényel, idegen nyelven kell kommunikálni, vagy meghatározott délutáni időpontokban kell ügyfeleket kezelni, akkor már egészen más toborzásra van szükség.
Ezért a jól működő együttműködés alapja itt is a pontos igényfelmérés.
Milyen feladatot kap a hallgató? Milyen rendszert kell használnia? Szükséges-e nyelvtudás? Mekkora heti vállalásra van szükség? Rövid projektről van szó, vagy olyan gyakornokot keres a vállalat, akit hosszabb távon is szeretne fejleszteni?
Ha ezek a kérdések már a toborzás elején tiszták, könnyebb olyan diákot találni, aki valóban illeszkedik a feladathoz.
Az irodai és ügyfélszolgálati diákmunka így nemcsak átmeneti tehermentesítést adhat. Jól felépített pozíció esetén rugalmas kapacitást és hosszabb távú szakmai utánpótlást is jelenthet a vállalat számára.
Források